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Procédure Unique d'Affiliation ASK

Dernière mise à jour : 16/09/2026

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Procédure Unique d'Affiliation — Sensibilisation ASK

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Procédure Unique d'Affiliation — Sensibilisation ASK (référence ASK-PO-RGU-001 v2.0, septembre 2026). Document de 18 slides élaboré par le Département Expansion de l'Équipe Provinciale de l'Association provinciale des Scouts de Kinshasa (ASK) à l'attention des chefs de groupe, maîtrises et commissaires de district.

5 idées maîtresses

  1. Un seul dossier : mise à jour des données + demande d'affiliation = UN dossier unique.
  2. Deux canaux équivalents : voie numérique (portail Ba Scouts) OU voie papier (fiches au District) — aucun groupe n'est défavorisé.
  3. Quatre situations : A (renouvellement), B (provisoire → définitive avec contre-expertise ASK), C (première affiliation en 2 paliers successifs), D (mise à jour seule).
  4. Validations en cascade : Groupe → District → Province, chacune avec son rôle.
  5. Deux documents finaux : décision d'octroi (document administratif signé par le Commissaire provincial ou de District) + attestation d'affiliation (diplôme ornemental à afficher dans le local du groupe).

Circuit de validation en 4 étapes

Soumission du dossier par le Groupe → contrôle District (complétude, cohérence, validation ou demande de correction) → instruction provinciale au fond avec contre-expertise ASK → décision finale (octroi, rejet motivé ou demande d'informations complémentaires).

Délais indicatifs

  • Accusé de réception par le District : 36 heures.
  • Contrôle initial District : 10 jours ouvrables.
  • Correction par le groupe (si demandée) : 15 jours ouvrables.
  • Relance en cas d'absence de réponse : J+7.
  • Validation District : 5 jours ouvrables.
  • Transmission à la Province : 3 jours ouvrables.
  • Instruction provinciale : 30 jours ouvrables.
  • Clôture du dossier : 5 jours ouvrables.
  • Édition de l'attestation : 10 jours ouvrables.

Contrat d'engagement du groupe

Quatre engagements signés par le Chef de Groupe : (1) Collaborer avec les animateurs désignés par le District et la Province ; (2) Réaliser l'objectif du Scoutisme selon la Méthode OMMS ; (3) Protéger les membres, les ressources et l'image (santé, sécurité, intégrité, réputation) ; (4) Cotiser et rendre compte (paiement des cotisations, rapports trimestriels, maintien des critères de viabilité).

Protection des données

La signature du chef de groupe atteste l'exactitude des informations fournies. Les coordonnées personnelles ne sont jamais publiées (usage interne strict). La publication publique est réservée aux groupes « Validé par la Province ».

Contacts utiles

  • Commissariat à l'Expansion du District : +243 998 539 624
  • Département Expansion provincial (ASK) : komela@bascouts.org

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1. Combien d'opérations distinctes sont regroupées dans la Procédure Unique d'Affiliation de l'ASK ?
Une seule : la demande d'affiliation. Deux : la mise à jour des données (recensement) et la demande d'affiliation (procédure administrative). Trois : recensement, affiliation et délivrance du diplôme. Quatre : situations A, B, C et D.
2. Quels sont les deux canaux d'affiliation prévus par la procédure ASK-PO-RGU-001 v2.0 ?
Le canal oral (entretien) et le canal écrit (courrier postal). Le canal numérique (portail Ba Scouts) et le canal papier (fiches déposées au bureau du District). Le canal individuel et le canal collectif. Le canal interne (ASK) et le canal externe (FESCO).
3. À quelle situation (A, B, C ou D) correspond un groupe déjà affilié définitivement qui souhaite simplement renouveler son affiliation ?
Situation A : renouvellement / mise à jour d'une affiliation définitive valide. Situation B : passage d'une affiliation provisoire à une affiliation définitive. Situation C : première demande d'affiliation, sans rattachement antérieur. Situation D : mise à jour seule, sans nouvelle procédure d'affiliation.
4. Quelle situation requiert obligatoirement une contre-expertise de l'ASK avant l'octroi de l'affiliation définitive ?
La situation A (renouvellement). La situation B (passage de provisoire à définitive). La situation C (première affiliation). La situation D (mise à jour seule).
5. Dans la situation C (aucune affiliation antérieure), combien de paliers successifs faut-il franchir ?
Un seul palier : affiliation directe définitive après instruction provinciale. Deux paliers successifs : affiliation provisoire (période d'observation 3-6 mois) puis affiliation définitive (critères de viabilité atteints). Trois paliers successifs : provisoire, observation, définitive. Quatre paliers correspondant aux situations A, B, C et D.
6. Quel délai indicatif le District a-t-il pour délivrer l'accusé de réception du dossier d'affiliation ?
36 heures. 10 jours ouvrables. 5 jours ouvrables. 30 jours ouvrables.
7. Quel est le délai indicatif d'instruction provinciale du dossier par l'ASK ?
5 jours ouvrables. 10 jours ouvrables. 15 jours ouvrables. 30 jours ouvrables.
8. En cas de demande de correction, combien de temps le groupe a-t-il pour compléter son dossier ?
7 jours ouvrables. 15 jours ouvrables. 30 jours ouvrables. 60 jours ouvrables.
9. Combien de documents finaux sont délivrés à l'issue de la procédure d'affiliation, et lesquels ?
Un seul : l'attestation d'affiliation (diplôme ornemental). Deux : la décision d'octroi d'affiliation (document administratif signé par le Commissaire provincial ou de District) et l'attestation d'affiliation (diplôme ornemental à afficher dans le local du groupe). Trois : la décision, l'attestation et le contrat d'engagement. Quatre : la décision, l'attestation, le contrat d'engagement et le QR Code de traçabilité.
10. Le contrat d'engagement signé par le Chef de Groupe engage le groupe sur combien de points clés, et lesquels ?
Deux points : collaborer avec les animateurs et réaliser l'objectif du Scoutisme. Trois points : collaborer, réaliser l'objectif et protéger les membres. Quatre points : (1) collaborer avec les animateurs désignés, (2) réaliser l'objectif du Scoutisme selon la Méthode OMMS, (3) protéger les membres, les ressources et l'image, (4) cotiser et rendre compte (rapports trimestriels + critères de viabilité). Cinq points : collaborer, réaliser, protéger, cotiser et former les jeunes.